Ci sono degli errori da evitare in una riunione di lavoro, errori che ci metterebbero in cattiva luce dal punto di vista professionale sia all’interno del nostro team di lavoro sia nei confronti di eventuali clienti o consulenti esterni invitati a partecipare alla tavola rotonda. E si sa, nel mondo del lavoro avere una buona reputazione è tutto!
Riunione, meeting, consiglio, tavola rotonda… chiamatela come volete: quello che non cambia è che si tratta di un momento di confronto in cui ci si siede tutti insieme intorno ad un tavolo per discutere di un progetto, per individuare le soluzioni ad un problema professionale, per fare il punto della situazione o per tirare le somme di un’attività oppure per studiare nuove strategie.
E’ quindi un momento della propria vita professionale da non sottovalutare, in cui dare il proprio contributo, esporre le proprie idee e mettersi così in buona luce con colleghi e superiori.
C’è chi le ama e chi le detesta: quello che è certo è che ci sono dei comportamenti che è meglio non adottare perchè rischiano di compromettere la nostra posizione all’interno della squadra. Ecco dunque quali sono alcuni degli errori da evitare in una riunione di lavoro.
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1 – Vietato arrivare in ritardo
Non basta arrivare alla riunione puntualmente, spaccando il minuto. E’ bene arrivare qualche minuto prima per evitare eventuali imprevisti e avere il tempo di riordinare le idee prima di sedersi al tavolo della riunione.
Arrivare in ritardo o, peggio ancora, a riunione già iniziata vi metterà di sicuro in cattiva luce con colleghi e superiori perchè ai loro occhi denota disinteresse per il proprio lavoro, poca serietà e scarso rispetto per il team. E volete mettere l’imbarazzo di fare il vostro ingresso quando gli altri hanno già iniziato la discussione?
2 – Errori da evitare in una riunione: essere impreparati
In genere ogni riunione ha il suo ordine del giorno, per gli amici ODG, che viene condiviso con i vari partecipanti. Non avete scuse: arrivare impreparati è imperdonabile! In contesti molto strutturati e in cui ci sono ruoli molto ben definiti è possibile che non sia previsto un vostro intervento, ma ciò non vi esime dal prepararvi al meglio. Sapere di cosa si discuterà vi permetterà di essere comunque preparati sull’argomento, anche nel caso venga richiesto a sorpresa il vostro contributo. Un consiglio in più? Portate con voi tutto il materiale che riguarda la parte del progetto su cui avete lavorato: non si sa mai dove porterà la discussione e quali dettagli il capo deciderà di controllare. Avere tutto sottomano vi permetterà di farvi notare, e in maniera decisamente positiva!
3 – Lasciare acceso il cellulare
Se non state aspettando una telefonata importante – e intendiamo importante riguardo all’incontro di lavoro in corso, non alla vita sentimentale del vostro migliore amico – è bene spegnere il telefono o perlomeno ricordarsi di impostarlo su silenzioso. Non stiamo nemmeno a specificare che è assolutamente proibito chattare su Whatsapp, controllare le notifiche dei vari social o postare su Facebook quanto è noiosa la vostra riunione…
4 – Errori da non fare in riunione: distrarsi o dare segni di insofferenza
Ok, la riunione a cui state partecipando non solo è inutile, ma anche di una noia mortale. Siate però eroici e tentate di tenere duro: far vagare la mente ed estraniarsi dalla discussione potrebbe portare ad un brusco ritorno alla realtà, magari con una gomitata del collega che vi fa notare come tutti vi stiano fissando aspettando la vostra risposta ad una domanda che non avete nemmeno sentito.
Anche dare segni di insofferenza è quantomeno maleducato: cercate di evitare sbadigli, sbuffi, espressioni di noia e quant’altro. Il linguaggio del corpo dice molto di noi e non sempre in maniera positiva.
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5 – Minimizzare l’importanza degli interventi degli altri partecipanti
Una riunione prevede la presenza e gli interventi di persone che occupano diversi ruoli. Anche se gli interventi non hanno tutti la stessa importanza oggettiva, l’ultimo degli stagisti e il grande dirigente meritano tutti lo stesso rispetto. Ciò si dimostra ascoltando con attenzione quello che hanno da dire e interagendo con educazione con tutti. A beneficiare di questo atteggiamento sarà tutta la squadra e, di conseguenza, il suo lavoro.
6 – Errori da evitare in una riunione: darsi troppo importanza
Probabilmente vi sembra di avere in mano le chiavi della salvezza dell’azienda, o quantomeno del progetto a cui state lavorando ma, ci dispiace dirvelo, nella maggior parte dei casi non è così. Uno degli errori da evitare in una riunione è proprio quello di sovrastimarsi e di non accettare le eventuali critiche con spirito costruttivo.
E state attenti anche a non prendere troppo tempo per il proprio intervento, sprecandolo in giri di parole o nella ripetizione di alcuni concetti. Il tempo è una risorsa importante e spesso trovare un momento in cui riunire tutti intorno ad un tavolo è una vera e propria impresa: non approfittatene!
7 – Farsi notare… troppo
In altre parole, evitate di mettere in piedi un vero e proprio show fatto di parole a ruota libera, spesso senza senso e pronunciate a voce troppo alta. Dovete farvi notare dal capo, certo, ma non per il volume della vostra voce o per il numero di parole che riuscite a sparare in un minuto.
Intervenire ad ogni costo solo per attirare l’attenzione è un errore da non fare in riunione: meglio esprimere la propria opinione in maniera chiara e concisa, concentrandosi sugli aspetti davvero rilevanti della questione.
8 – Non far parlare gli altri
Avrete anche tante cose da dire e magari il vostro collega sta affermando cose che proprio non vi trovano d’accordo. Ma ha comunque il diritto di finire il suo intervento in tutta tranquillità. Ricordatevi sempre che siete in riunione, non in qualche salotto televisivo a discutere di politica: interrompere gli altri continuamente, non rispettare i turni di parola e contraddire qualsiasi cosa venga detta non vi farà di sicuro apparire più bravi. Avete paura di dimenticare quello che volete dire? Prendete carta e penna e scrivetelo, così potrete aspettare il vostro turno serenamente.
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9 – Errori da evitare in una riunione: avere fretta di concludere
Va bene, si è fatta una certa ora, avete fame e, a dirla tutta, vi state anche annoiando. Non sono però buoni motivi per decidere unilateralmente di cambiare argomento se non è considerato concluso da tutti quelli che hanno voce in capitolo. Introdurre un nuovo argomento prima che il precedente sia del tutto concluso è certamente un errore da non commettere in riunione. E’ un errore anche aver fretta di concludere la riunione saltando alcuni punti o sorvolando su alcuni argomenti: non è rispettoso nei confronti di chi ha dedicato del tempo alla riunione e avrebbe qualcosa da dire sul tema che avete deciso di saltare perchè vi brontola lo stomaco.
10 – Un valido consiglio
Ogni riunione è diversa dall’altra. Questo dipende dall’argomento di cui dovremo discutere, dal tipo di azienda, dai partecipanti, dal livello di formalità richiesto. C’è un valido consiglio che però ci sentiamo di darvi, valido per ogni riunione e in qualsiasi contesto. Alla fine del meeting, quando avete ancora tutti gli argomenti ben chiari in mente, scrivete un breve riassunto di quello che è stato detto e di cosa è stato deciso. Potete anche annotare i compiti che vi sono stati assegnati a breve e a lungo termine, valutando il carico di lavoro e le tempisitche con cui potrete raggiungere i vostri obiettivi.
