Lo smart working può essere addirittura più produttivo del lavoro in ufficio, secondo alcuni studi, l’importante è farlo bene. L’emergenza Coronavirus negli ultimi anni ci ha costretto a rimanere a casa, dando così una decisa accelerata a questa pratica che già stava gradualmente prendendo piede anche nel nostro Paese. Il lavoro da remoto all’inizio può mettere in difficoltà chi non è abituato a questa modalità di lavoro, ma bastano alcuni semplici accorgimenti per migliorare lo smart working e accorgersi di tutti i suoi vantaggi.
I vantaggi dello smart working
Lo smart working è una bella opportunità per molte realtà, soprattutto per quelle che operano nel mondo digitale, e l’emergenza Coronavirus sta facendo emergere rapidamente tutti i suoi lati positivi. Tra questi c’è ovviamente la possibilità di lavorare veramente ovunque, basta avere un pc e una connessione a internet, ma anche:
- maggiore possibilità di concentrarsi, rispetto magari ad un ufficio open space dove si è continuamente distratti da colleghi che parlano al telefono o che vengono alla nostra scrivania a chiedere qualcosa;
- più tempo da dedicare al lavoro, basta sottrarre quello dedicato alla spostamento casa – ufficio e ritorno – per rendersene conto! Spesso, poi, si arriva al lavoro già affaticati da un lungo spostamento sui mezzi pubblici o in auto in mezzo al traffico, e questo non aiuta certo la produttività (e nemmeno l’ambiente);
- maggiore possibilità di gestire la giornata: se ci si riesce ad organizzare al meglio si avrà più tempo per prendersi una pausa, fare dell’attività fisica, dedicarsi un hobby o, perchè no, dormire un’ora in più per essere davvero riposati.
Ci sono anche degli svantaggi?
Ovviamente sì, ma spesso sono solo iniziali e dettati dalla necessità di trovare i propri spazi e il proprio metodo di lavoro. All’inizio le distrazioni possono essere ovunque: familiari, passioni, progetti personali e altro ancora, ma basterà imporsi un po’ di autodisciplina per trovare la giusta concentrazione. Un’altra difficoltà può essere dettata dalla mancanza o dall’inadeguatezza degli strumenti di lavoro che si hanno a disposizione a casa, ma anche in questo caso basta poco per attrezzare uno spazio da usare come proprio ufficio personale.
I consigli per migliorare lo smart working
E veniamo ai consigli veri e propri per migliorare lo smart working e rendere il lavoro da casa non solo estremamente produttivo, ma anche piacevole!
Trova il tuo spazio e concentrati
Scegli una stanza della casa, o almeno una zona, se proprio non ti è possibile avere un’intera stanza a disposizione, il più possibile tranquilla e dove nessuno ti dovrà disturbare. Disponi tutti gli strumenti di lavoro in modo da averli a portata di mano e non dimenticare di ricavare un angolino con una sfondo abbastanza neutro per eventuali videoconferenze. Non dimenticare una seduta ergonomica per evitare eventuali problemi di postura e, se ti è possibile, predisponi una scrivania che ti consenta di lavorare anche in piedi: è infatti una soluzione che permette di evitare o di alleviare il mal di schiena tipico di chi trascorre tante ore seduto davanti al computer.
Crea un’atmosfera che ti faccia sentire a tuo agio: silenzio assoluto se ti aiuta a concentrarti oppure il suono della radio di sottofondo se il silenzio eccessivo ti infastidisce. Assolutamente proibito accendere la tv!
La tecnica del pomodoro per gestire il tempo
Lo smart working esige una forte auto disciplina e spesso non è facile gestire il proprio tempo senza distrarsi. Cosa ne dici di provare la cosiddetta “tecnica del pomodoro”? Funziona così: dedicati senza barare a 25 minuti di lavoro concentrato, dopodiché fai 5 minuti di pausa. Prenditi un caffè, sgranchisciti per evitare dolori e fastidi a schiena e collo… o quello che preferisci, ma sii puntuale: dopo cinque minuti riprendi il lavoro. Dopo 4 sessioni così, quindi quando sono passate 2 ore, puoi concederti una pausa di 15 o addirittura 30 minuti. Questo schema permette sia di concentrarsi profondamente, sia di non perdere il senso del tempo. Provare per credere!
Ci sono diversi siti che ti permettono di creare una lista di cose da fare con una previsione del tempo che prevedi di dedicare a ogni singolo compito, così puoi anche tenere sotto controllo quanto tempo richiede ogni voce della tua to-do list. La gestione del tempo è importantissima, sia per i liberi professionisti che per i dipendenti, e questo metodo ci permette di verificare se le stime fatte sono corrette.
Giacca e cravatta o pigiama?
In molti vi diranno di alzarvi, vestirvi di tutto punto, rasarvi e mettervi davanti al vostro pc, proprio come se foste in ufficio. Questo indubbiamente può aiutare, ma se vi sentite più a vostro agio con abiti comodi (a patto che non abbiate riunioni e videoconferenze) anche una bella tuta può andare bene. L’importante è avere il giusto atteggiamento mentale!
Resta in contatto con il tuo team…
Ahimè, uno degli svantaggi più evidenti dello smart working è proprio la perdita dei contatti con i colleghi: vengono infatti a mancare le chiacchiere davanti alla macchinetta del caffè, le pause pranzo insieme e i briefing al volo alla scrivania. Anche se sembrano momenti banali e poco importanti, in realtà sono fondamentali per il team building, quindi anche lavorando da remoto bisognerebbe cercare di ricreare la stessa atmosfera di condivisione e cameratismo. Per ovviare a questo problema potresti concordare con i colleghi degli appuntamenti telefonici o delle conference call quotidiane in cui scambiarsi idee e opinioni, condividere progetti a appunti su cloud e, quando i tempi lo consentiranno, fare almeno una giornata alla settimana di lavoro in ufficio. Non limitatevi al lavoro: un breve scambio di battute su famiglia, sport o passioni condivise vi renderà più uniti e affiatati.
… e festeggia i successi
Spesso lavorare da casa fa perdere di vista i traguardi raggiunti. Non permettere che accada: dopo un duro lavoro e qualche sacrificio è importante prendersi un attimo per congratularsi con se stessi e con il proprio team per il risultato raggiunto. Non solo farà bene all’umore e allo spirito di squadra, ma aver ottenuto un risultato tangibile aumenterà la voglia di raggiungerne altri, aumentando la produttività del team.
Come gestire le riunioni da remoto
Nessuno di noi, in genere, ha una vera e propria sala riunioni nella propria abitazione, ma questo non vuol dire rinunciare alle riunioni solo perchè si lavora in smart working! Basta un po’ di organizzazione e qualche piccolo trucco e il gioco è fatto. Per prima cosa cerca di avere una connessione stabile e abbastanza veloce in modo da non avere fastidiosi problemi nel corso del meeting. Scegli una postazione silenziosa e ben illuminata per permettere al tuo interlocutore di vederti e sentirti al meglio; a tale proposito evita per quanto possibile ogni rumore di sottofondo. Per quanto la tua connessione sia veloce, ci sarà sempre un leggero ritardo nel video e nell’audio: tienine conto per non far sovrapporre le varie voci dei partecipanti.
Gli strumenti indispensabili per lo smart working
Non stiamo parlando solo di computer, linea fissa, una scrivania e una sedia comoda, ma di tante cose che possono renderti davvero produttivo anche lavorando da casa e permetterti, perchè no, di ritagliarti un po’ di tempo per te stesso.
I software utili per lo smart working
Scegliere i tool giusti è fondamentale. In buona parte ti verranno probabilmente forniti o consigliati dal datore di lavoro, ma nulla ti vieta di semplificarti il lavoro scegliendo degli strumenti particolarmente smart. Ne elenchiamo alcuni che potrebbero tornare utili:
- FaceTime e Zoom: sono applicazioni utili per effettuare chiamate audio o video con una o più persone;
- Hangouts è un’altra applicazione che consente di effettuare chiamate video per un massimo di dieci partecipanti. Fa parte della G Suite;
- Google Drive e Google Docs: è una piattaforma online che consente di condividere documenti e progetti con i colleghi, permettendo di aprirli e modificarli in real time da diversi dispositivi;
- Trello: è uno strumento che permette di creare liste con le attività da svolgere. Permette quindi di affidare compiti, stilare obiettivi quotidiani e di spuntarli una volta portati a termine, per essere sempre allineati con la propria squadra;
- RescueTime è un tool che può aiutare a gestire al meglio il tempo. Monitora infatti la durata di ogni attività, consentendo di organizzare al meglio il loro svolgimento.
Gadget e strumenti utili
Come abbiamo visto, un computer non basta. O meglio, non basta per lavorare al meglio delle proprie possibilità! Anche a casa potete circondarvi di strumenti hardware che possono facilitare i vostri compiti, come ad esempio cuffie (eventualmente con microfono per le videochiamate), hub Usb, una bella collezione di chiavette Usb, un assistente vocale per facilitarvi la vita, un quaderno che trasferisce gli appunti direttamente su Drive per averli sempre a portata di mano e condividerli in tempo zero, e magari una fitness ball da scrivania.
Ci sono anche dei software che, pur non essendo indispensabili, possono risultare utili per lo smart worker:
- Calmly writer: è un tool ideale per chi deve scrivere testi. Offre infatti un’interfaccia di scrittura pulita e senza distrazioni e alcuni extra come il tema scuro e la punteggiatura automatica; inoltre è totalmente gratuito.
- StayFocusd: se social e internet vi distraggono troppo, questo tool è la risposta. Si tratta di una estensione utilizzabile con Chrome o con Microsoft Edge che permette di bloccare alcuni siti per un determinato lasso di tempo oppure di navigarli solo per un certo numero di minuti al giorno; in questo modo, quando li aprirete, scatterà il timer. Anche questo è uno strumento gratuito.
- Forest: a cosa serve bloccare i siti sul pc se poi li visitiamo da smartphone? Per risolvere il problema potete scaricare Forest che, pianta dopo pianta, vi consente di far crescere una foresta semplicemente lasciando stare il vostro smartphone.
Ora siete davvero pronti ad affrontare lo smart working. Avete altre strategie vincenti o strumenti indispensabili?
