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Virtual Assistant: cos’è e cosa fa un segretario virtuale
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Virtual Assistant: cos’è e cosa fa un segretario virtuale

Al giorno d’oggi sono molti i professionisti che avrebbero bisogno dell’assistenza di un segretario o di una segretaria ma non possono permettersene uno fisso. Ecco quindi che è sempre più diffusa la figura professionale del Virtual Assistant.

Cos’è un Virtual Assitant? In pratica è una figura professionale che si occupa di rispondere al telefono, fissare o disdire appuntamenti, seguire alcune pratiche, riferire messaggi e così via, proprio i compiti di una tradizionale segretaria. La particolarità di un Virtual Assistant, però, sta nel fatto che non è fisicamente presenta nello studio del professionista per cui lavora, ma opera da remoto e magari presta la sua opera a più professionisti o studi professionali contemporaneamente. Per lavorare, spesso nell’ambito di un call center, ha bisogno solamente di una linea telefonica e dei terminali su cui poter controllare i dettagli delle chiamate, i dati dei vari clienti e i messaggi che eventualmente gli devono essere riferiti.

Quella del Virtual Assistant è a figura sempre più digitale e sempre più richiesta nell’ottica di poter avere un buon servizio a prezzi contenuti. La figura di quello che viene a volte ironicamente chiamato “segretario in multiproprietà” nasce nel 2000 circa in Germania sull’onda dei cambiamenti economici negativi che si sono verificati in quel periodo, e da lì si è via via diffusa in Europa, soprattutto fra le imprese medio – piccole, le start up e i professionistiche hanno bisogno di ridurre i costi e di avere orari flessibili.

Quali sono i requisiti di un Virtual Assistant? Innanzitutto, come per tutti i professionisti che devono interagire in maniera telefonica con altre persone, deve avere una buona attitudine a comunicare e ad entrare in contatto con il pubblico. Sono necessarie competenze informatiche e spesso è richiesta una buona conoscenza della lingua inglese, mentre è titolo preferenziale la conoscenza di altre lingue straniere. Altre caratteristiche importanti per un buon Virtual Assistant sono la riservatezza, la capacità di gestire il tempo in maniera ottimale e una buona capacità di mediazione.

Quando non lavora all’interno di una società, il Virtual Assistant può lavorare come libero professionista, arrivando a percepire compensi tra i 1.500 e i 2.000 euro al mese, a seconda dei servizi che offre e della sua bravura.
Attenzione, però: non tutti i “segretari tradizionali” possono convertire il proprio percorso professionale e diventare Virtual Assistant: oltre alle qualità e alle competenze di un segretario o di una segretaria, infatti, per svolgere questa professione 3.0 sono necessarie buone doti di flessibilità, anche per quanto riguarda gli orari di lavoro, la massima reperibilità telefonica e la capacità di gestire come clienti diversi professionisti o aziende che lavorano in ambiti anche molto diversi tra loro.

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